Microsoft Office Access 2007 Lesson No2(පාඩම් අංක 02 දත්ත වගු/Tables Design View ආකාරය ii)

පසුගිය පාඩමෙන් අපි දත්තපදනම සකස් කරනා ආකාරය ඉගෙනගත්තා. අද අපි දත්තවගුක් පහත උදාහණයේ ආකාරයට සකසන ආකාරය බලමු.අද මං හදන්නේ සිසුන්ගේ තොරතුරු ඇතුලත් වගුවක්/Students details Table.ඒකට පහත කේෂ්ත්‍ර ඇතුලත් වෙනවා.
 

• Index No
• First Name
• Last Name
• Age
• Gender
• Entry Date
• Leaving Date
• Paid Fee
• Last exam qualification

දැන් View තුලින් Design Viewට ගිහිල්ලා ඉහත Fields/කේෂ්ත්‍ර ටික හදාගන්න.එතකොට පහත ආකාරයට ලැබෙයි.කලින් පාඩමේ ආකාරයට සුදුසු Data Types යොදාගන්න.දැන් අපි බලමු Field1කේ Field Size වෙනස් කරලා.අපි හිතමු First Name කියන Field1ට අකුරු 15ක් ඇතුලත් වෙනවා කියා,එහෙනම් First Name Field1 click කරලා Field Properties වලින් Field Size ‍තෝරන්න.දැන් Field Size තැනට 15 ලබාදෙන්න.එතකොට First Name සදහා අපිට අකුරු 15ක් සහිත නමක් විතරයි ලබාදෙන්න පුලුවන් වෙන්නේ.මේ විදියට ඔබට අවශ්‍යය ආකාරයට අනෙක් Fields සදහාද Field Sizes ලබාදෙන්න.

 
Field Properties යටතේ Text Align තුලින් අපිට Align හෙවත් අකුරු පෙලගැස්ම වෙනස් කරගන්න පුලුවන්.Left,Right,Center..ආදී වශයෙන්.ඒ වගේම ඉලක්කම් සහිත අගයන් ඇති කේෂ්ත්‍ර වලට Field Properties හි Format තුලින් මෙම අගය යුරෝ වැනි මුදල් අගයක්ද,විද්‍යාත්මක අංකනයෙන් ලිවිය යුතු අගයක්ද නැතහොත් ප්‍රතිශත අගයක්ද....ආදී වශයෙන් ‍තෝරාදිය හැක.එමෙන්ම Decimal Places තුලින් ඔබගේ ඉලක්කම් සහිත අගයට ඇතුලත් වියයුතු දශමස්තාන සංඛ්‍යාව මෙමගින් ලබාදිය හැක.ඔබ ලබාදී ඇති Data Type අගය අනුව ඉහත Field Properties හි යම් අගයන් වල සියුම්වෙනස්කම් සිදුවන බව ඔබට දත්තවගුව සෑදීමේදී වැටහෙනු ඇත.නමුත් ඒවා වැඩිදුරටත් විග්‍රහ නොකරනුයේ සාමාන්‍යය බුද්ධියක් ඇති ඕනෑම අයෙකුට තේරුම් ගතහැකි තරම් සරල බැවිනි.ඔබට ඉහත කේෂ්ත්‍ර හදලාඉවර උනාට පස්සේ අලුත් කේෂ්ත්‍රයක් ඇතුල්කරගන්න ඕනනම්,අපි හිතමු Age හා Entry Date අතරට අලුත් කේෂ්ත්‍රය දාගන්න ඕනකියා එහෙනම් මුලින් Entry Date මත right click කර Insert Rows ලබාදෙන්න.ඒ වගේම ඕනෑම කේෂ්ත්‍රයක් ඉවත්කිරීමට ඉහත ආකාරයටම Delete Rows ලබාදෙන්න.මේ ආකාරයට ඔබට ඕනැතරම් කේෂ්ත්‍ර ඇතුල් කිරීම හෝ ඉවත් කිරීම සිදුකිරීම කලහැක.ඉහත ආකාරයටම ඔබට Cut,Copy,Paste යන විධානයන්ද මෙම කේෂ්ත්‍ර සදහා භාවිතාකරන්න පුලුවන්.

 
දැන් අපි බලමු පසුගිය පාඩමේ සදහන්කල ආකාරයට අපේ දත්තවගුවට Primary Key1ක් යොදන හැටි.අපි සකසාතියෙන කේෂ්ත්‍ර අනුව Primary Key1 ක් යෙදීමට සුදුසුම කේෂ්ත්‍රය වන්නේ Index No කේෂ්ත්‍රයයි.මෙය ක්‍රම2කට සිදුකල හැක.

• අදාල කේෂ්ත්‍රය මත Right Click කර Primary Key තේරීමෙන්.
  

• Table Tools-Design හි ඇති Primary Key බොත්තම එබීමෙන්.
  

ඉහත කැමති ආකාරයකට Primary Key ලබා දුන්පසු ඔබට එය ඉවත් කිරීමට අවශ්‍යයනම් නැවත Table Tools-Design හි Primary Key බොත්තම එබීමෙන් හෝ කේෂ්ත්‍රය මත Right Click කර Primary Key නැවත ‍තෝරාදීමෙන් Primary Key1ක ඉවත්කල හැක.එවිට කේෂ්ත්‍රය ඉදිරියේ ඇති යතුරු සලකුණ නැතීවී යයි.අවසාන වශයෙන් ඔබේ දත්තවගුවේ කේෂ්ත්‍ර ඔබට රිසි පරිදි ඉහත ආකාර අනුව Format කරගන්න.දැන් මෙය Save කරගත යුතුය.මේ සදහා Microsoft Office Access හි ක්‍රම 3 ක් ඇත.

1. යතුරු පුවරුවේ Ctrl+S යතුරු එකවර තදකිරීමෙන්.
2. Quick Access Tool Bar හි ඇති Save බොත්තම තද කිරීමෙන්.
   
   
   
   
   
   
3. Office Button1ඔබා ඒ තුල ඇති Save විකල්පය තේරීමෙන්.
   
   
   

දැන් අපි දත්තවගුව සාදා අවසන්.ඊලගට දත්තවගුව පිරවීම කලයුතුයි.දැන් නැවතත් View තුලින් ‍Datasheet View තෝරාදී ඔබේ දත්තවගුව සම්පූර්ණ කරන්න.ඔබට දත්ත ඇතුලත් කරන අතරතුරවුවද වගුවේ වෙනස්කමක් කිරිමටනම් නැවත Design View වලට මාරුවී අදාල වෙනස්කම කරගත හැක.ඕනැම වෙනසක් සිදුකල පසු Save කර නැවත Datasheet Viewට මාරුවීමට සිහිතබාගන්න.පහත දක්වාඇත්තේ එසේ සම්පූර්ණකරන ලද වගුවක රූපයක්.

අද පාඩමෙන් අපි Access වල Design View ආකාරය අවසන් කරන අතර නැවත පාඩමකින් Datasheet View ආකාරයෙන් දත්තවගුවක් සාදන ආකාරය ඉගෙනගමු.

Microsoft Office Access 2007 ඉගෙන ගමු.(පාඩම් අංක 03 දත්ත වගු/Tables Datasheet View ආකාරය i)