Microsoft Office Access 2007 Lesson No2(පාඩම් අංක 02 දත්ත වගු/Tables Design View ආකාරය i)

පසුගිය පාඩමෙන් අපි දත්තපදනම සකස් කරනා ආකාරය ඉගෙනගත්තා. අද අපි දත්තවගු සකසන ආකාරය බලමු.Microsoft Office Access හි දත්ත වගු සෑදීමට ආකාර2ක් ඇත.

1. Datasheet View ආකාරය
2. Design View ආකාරය

පළමුව අපි Design View ආකාරය ආකාරයට දත්ත වගුව සකසන අයුරු බලමු.දැන් View තුලින් ‍Design View තෝරන්න.

ඉන් පසු Dialogbox1 ඔබේ දත්තවගුවට නමක් ලබාදී OK බොත්තම ඔබන්න.මෙම නම ලබාදීමේදී space තැබීමෙන් වැලකීමට හැකිතාක් උත්සාහගත යුතුය.එමෙන්ම මෙම සලකුණුද නොයොදන්න ' , " , ! , . , [ ] වෙනත් දත්ත කළමණාකරන මෘදුකාංග වලදී (My SQL වැනි www.mysql.com වැඩි විස්තර ලබා ගන්න.) space ඇති ස්ථාන errors ලෙස හදුනාගන්නා බැවින්ය.space තැබීමට අවශ්‍යයමනම් ඒ සදහා "_" ලකුණ භාවිතා කරන්න.

උදා:- student_detail_table


දත්තවගුව සැකසීමට පෙර පහත රූපයේ දැක්වෙන අංග 6 පිලිබද මනා අවබෝදයක් තිබීම ඉතාවැදගත් හෙයින් පළමුව අපි ඒවා ඉගෙනගමු.

1. Field Name: මෙම තීරුවේ ඔබේ වගුවේ ඇතුලත්විය යුතු කේෂ්ත්‍ර සටහන් කරයි.මෙම නම ලබාදීමේදී space තැබීමෙන් වැලකීමට හැකිතාක් උත්සාහගත යුතුය.එමෙන්ම මෙම සලකුණුද නොයොදන්න ' , " , ! , . , [ ]
   
   උදා:- සිසුවාගේ නම,වයස,පාසල......
   
2. Data Type: මෙම තීරුවේ ඔබේ වගුවේ ඇතුලත්විය යුතු කේෂ්ත්‍ර වලට අදාල වන දත්ත වර්ගය ‍තෝරා දිය යුතුය.උදා:- ඔබ සිසුවාගේ නම යන කේෂ්ත්‍රයට තේරිය යුත්තේ Text/Memo යන්නය.මෙම Data Types ගැන දැන් අපි දීර්ඝව විමසා බලමු.
   
   
   • Text- මෙමගින් ඕනෑම වර්ගයකට අයත් අක්ෂර උපරිමය 255 සීමාව යටතේ ඇතුලත් කල හැක.
   • Memo- මෙමගින් ඕනෑම වර්ගයකට අයත් අක්ෂර උපරිමය 64000 සීමාව යටතේ ඇතුලත් කල හැක.එනම් අධික අක්ෂර යොදාගත හැක.
   • Number- සංඛ්‍යාමය දත්ත සදහා භාවිතා වේ.
   • Date/Time- දිනය/වේලාව ආදී දත්ත සදහා භාවිතා වේ.
   • Currency- මුදල් අගයන් නියෝජනය වන දත්ත සදහා භාවිතා වේ.
   • Auto Number- ස්වංක්‍රීය සංඛ්‍යාමය අගයන් සදහා භාවිතා වේ.
   • Yes/No- බූලියානු අගයන් නියෝජනය සදහා භාවිතා වේ.
   • OLE- වෙනත් වර්ගවල කේෂ්ත්‍ර දත්තපදනමට යොදාගැනීම සදහා භාවිතා වේ.
     
     උදා:- පින්තූර,ග්‍රැ‍ෆික්ස්, MS Word,MS Excel Spreadsheets වැනි මෘදුකාංග ලේඛණ.
    
   • Hyperlink- යම් ලේඛණයක් ඔබේ පරිගනකයේ ඇති ගොනුවක්(File) සමග හෝ අන්තර්ජාලයේ ඇති ගොනුවක්(File) සමග සම්බන්ධ කීරීමට යොදාගනී.
   • Lookup Wizard- මෙමගින් විස්තර කෙරෙන තීරුවේ ඔබ විසින්ම කලින් නිශ්චය කරනලද ඔබ විසින්ම නිර්මාණය කල දත්ත හදුනාගනු ලබයි.
   • Attachment- මෙමගින් 1ක් හෝ ඊට වැඩි දත්ත ඛණ්ඩ ප්‍රමාණයක් ඇතුලත්කිරීමට යොදාගනී.( OLE වැනිය)
     
3. Description: Field Name තීරුවේ සදහන් කේෂ්ත්‍රය පිලිබද කුඩා විස්තරයක් ලබා දිය හැක.උදා:- සිසුවාගේ නම කේෂ්ත්‍රයකට,කිනම් ආයතනයේ සිසුන්ගේ නම්ද ආදී වශයෙන්....
4. Field Properties: මෙමගින් ඔබේ වගුවේ කේෂ්ත්‍රයන් සංස්කරණය කරගත හැක.
   
   උදා:- සිසුන්ගේ නම් ඇතුලත් කේෂ්ත්‍රයට ඇතුලත්කල හැකි අක්ෂර ප්‍රමාණය සීමා කල හැක.මෙය ඉතාමත් වැදගත් කරුණක් වන්නේ අක්ෂර ප්‍රමාණය සීමා නොකිරීමෙන් ඔබේ දත්තපදනම අනවශ්‍යය ලෙස දෘඩතැටියේ ඉඩ අත්කරගන්නා බැවිනි.
   
5. General: Field Properties මගින් ඔබේ වගුවේ කේෂ්ත්‍රයන් සංස්කරණය කිරීමට General Tab යොදාගනී.
   
6. Primary Key: මෙමගින් ඔබේ වගුව වෙනත් වගු1 හෝ ඊට වැඩි ගණනක් සමග සම්බන්ධ කරයි.Primary Key1 ඔබේ වගුවට යෙදිය යුත්තේ ඔබේ වගුවට පමණක් ආවේණික කේෂ්ත්‍රයකට පමණි.ඔබ සිසුන්ගේ නම් වැනි කේෂ්ත්‍රයකට මෙය නොයෙදිය යුතුය. 
   
   මක්නිසාදයත් එකම නමින් පුද්ගලයන් දෙදෙනෙක් සිටිය හැකි බැවිනි.Primary Key යෙදීමට කිසි විටෙකත් Duplicate නොවන කේෂ්ත්‍රයක් ‍තෝරාගන්න.මෙය නිරායාසයෙන්ම Microsoft Office Access තුල ID නම් Field1ට යෙදී ඇත.පසුව අපට එය වෙනස්කල හැක.
   
   උදා:- සිසුවාගේ NIC No,Admission No,Entrance No...............
   
   
   ඉතිරි කොටසත් ‍රැගෙන අපි ඊලග පාඩමෙන්[Microsoft Office Access 2007 ඉගෙන ගමු.(පාඩම් අංක 02 දත්ත වගු/Tables Design View ආකාරය ii)] නැවත හමුවෙමු!